Une approche unique pour résoudre les problèmes d’inefficacité des horaires dans six collèges et 17 sites.
L’University of the Arts London (UAL) est le plus grand centre européen d’enseignement de l’art, du design, de la mode, de la communication et des arts du spectacle, avec 18 000 étudiants et 6 000 membres du personnel.
L’université regroupe six des plus prestigieuses écoles d’art et de design du monde, réparties sur 17 sites :
- Collège des arts de Camberwell
- Collège d’art et de design de Chelsea
- Collège de communication de Londres
- Collège de mode de Londres
- Collège d’art de Wimbledon
- Central Saint Martins College of Art and Design
Résumé du projet
En 2009, l’UAL a identifié d’importantes lacunes dans les systèmes d’établissement des horaires et de réservation des salles utilisés.
À l’époque, l’UAL n’avait pas d’approche unique pour les activités d’établissement des horaires.
Chaque établissement avait développé sa propre approche pour produire les emplois du temps en utilisant une variété d’applications logicielles et de processus.
L’absence d’une approche unique entraînait une distribution tardive des emplois du temps et des mécanismes inefficaces de notification des changements aux parties concernées.
L’exécutif de l’association des étudiants a également identifié les questions d’emploi du temps comme deux de ses cinq principales priorités :
Numéro 2 – Horaires avant le début du trimestre
Question 5 – Des horaires précis
Les emplois du temps étaient souvent distribués après le début du trimestre, principalement sur papier ou par d’autres méthodes 2D qui ne permettaient pas d’identifier ou de communiquer les ajouts, les changements ou les annulations.
Il était également difficile d’analyser les schémas d’utilisation de l’espace et d’élaborer des stratégies pour l’avenir.
Afin d’améliorer l’efficacité de l’emploi du temps et la communication avec les étudiants et le personnel, il a été proposé que l’institution mette en œuvre une solution logicielle unique.
Les objectifs clés suivants ont été identifiés pour la mise en place d’un système de gestion des horaires et de réservation des salles :
Déploiement du système pour le lancement du projet à partir de l’automne 2012, avec une date de mise en service dans tous les sites participants en septembre 2013.
Interface avec le système de gestion de l’identité de l’UAL (IDM) pour fournir des flux provenant d’UNIT4 Agresso QLS, MidlandHR iTrent et accessplanit Course Manager.
Interface avec le serveur MS Exchange de l’UAL pour fournir des sorties vers OWA et Outlook Interface avec le portail des étudiants et du personnel de l’UAL alimenté par Moodle
Solution
À l’issue d’une procédure d’appel d’offres rigoureuse, Celcat a été désigné pour fournir la solution et avait déjà fait la démonstration d’une mise en œuvre réussie à Central Saint Martins quelques années auparavant.
Dans le cadre d’une série d’ateliers, les consultants techniques de Celcat ont évalué le travail d’intégration avec le système IDM de l’UAL et ont recommandé l’installation du Celcat Systems Integration Manager (SIM) pour programmer des importations fréquentes de données dans la base de données Celcat.
Un certain temps a été consacré à la détermination de la structure des données et de la nomenclature afin de répondre aux besoins spécifiques de chacun des six établissements d’enseignement supérieur.
Par exemple, les exigences du Central Saint Martin’s étaient assez complexes car, à l’époque, le processus d’établissement des emplois du temps était réparti entre quelque 50 utilisateurs disposant de droits d’édition, qui devaient tous faire fonctionner le système et avoir accès aux ressources propres à leur cours, mais pas aux ressources d’autres cours.
Cela a été possible parce que Celcat Timetabler est un système multi-utilisateurs avec des contrôles d’autorisation d’accès hautement configurables.
Une complexité supplémentaire a été introduite en raison de l’obligation de diffuser progressivement les informations relatives à l’emploi du temps aux étudiants.
Les étudiants pré-inscrits qui n’avaient pas de login UAL Moodle étaient autorisés à consulter un horaire général du cours avec un minimum de détails sur les événements.
En revanche, les étudiants pleinement inscrits avaient un accès supplémentaire à leur propre emploi du temps individuel contenant des détails complets sur les événements.
Pour atteindre cet objectif, Celcat a mis en place une combinaison de Celcat Web Publisher pour publier les emplois du temps généraux des cours avec un index consultable pour les étudiants pré-inscrits et Celcat Calendar pour présenter les emplois du temps individuels aux étudiants pleinement inscrits dans une vue familière du calendrier.
En outre, et parce qu’il a été estimé que la plupart des étudiants préféreraient la flexibilité de l’approche, Celcat iCalendar Feed a été installé pour fournir au personnel et aux étudiants des flux de calendriers Internet de leurs propres événements horaires.
Cela signifie qu’ils peuvent utiliser l’application grand public de leur choix (Google, Outlook, Apple Calendar, etc.), à condition qu’elle accepte les calendriers Internet.
Les étudiants étaient automatiquement informés par courriel de leur propre iCalendar.
Un site web d’abonnement en libre-service via UAL Moodle est également disponible pour le personnel et les étudiants s’ils ont besoin de récupérer leur iCalendar.
Pour aider les administrateurs de cours et les tuteurs au stade de la planification, Celcat a développé une application sur mesure, Celcat Multi-Week View Report, pour présenter un rapport trimestriel.
Cette application produit une grille d’emploi du temps au format PDF avec une répartition par semaine pour un trimestre qui se compose le plus souvent de 10 à 12 semaines.
Cela permet aux utilisateurs d’identifier facilement les différences entre les événements qui se répètent et qu’un emploi du temps hebdomadaire combiné pourrait masquer.
Plus récemment, l’UAL a mis en place le service de notification Celcat qui déclenche dynamiquement l’envoi de messages électroniques et/ou de SMS aux parties concernées en fonction des événements modifiés (par exemple, un changement de chambre).
Ce service est complété par un travail effectué par l’UAL elle-même pour permettre aux étudiants d’accepter de recevoir les notifications et de choisir la méthode de communication qu’ils préfèrent.
Avantages
Celcat Timetabler : Applications client Windows de base.
Celcat Room Booker Live : application web permettant au personnel de trouver des chambres disponibles et appropriées.
Celcat Web Publisher : Outil de configuration basé sur Windows et service de publication automatique d’horaires prêts pour le web aux formats HTML et PDF.
Calendrier Celcat : Application web permettant d’afficher les horaires sous forme de calendrier.
Celcat iCalendar Feed : Outil de configuration basé sur Windows et service pour servir des flux de calendriers Internet.
Celcat Multi-Week View Report : Application Windows permettant de produire des tableaux horaires présentant une ventilation hebdomadaire, sur la base de paramètres de sortie hautement configurables.
Celcat Notification : Outil de configuration basé sur Windows et service automatisé qui envoie des courriels et des messages SMS au personnel et aux étudiants concernés par les changements d’événements.
Celcat Systems Integration Manager (SIM) : Outil de configuration et service basé sur Windows pour gérer l’intégration des systèmes :
- UNIT4 Agresso QLS
- MidlandHR iTrent
- Accessplanit Course Manager (pour les formations de courte durée)