Transformation du contrôle des présences à l’université de Bolton
Contexte
L’université de Bolton a vu le jour en janvier 2005 lorsque le Conseil privé a désigné le Bolton Institute of Higher Education comme université.
Bien que l’université existe depuis peu de temps par rapport à d’autres, elle a une riche histoire dans le domaine de l’éducation.
Ses origines remontent à plus de 150 ans, à la fondation du Bolton Mechanics Institute en 1824.
Depuis 2005, le nombre d’étudiants est passé à environ 13 000, y compris les étudiants franchisés et les étudiants étrangers qui suivent des cours hors du campus.
L’université a investi 20 millions de livres sterling dans le campus et les installations destinées aux étudiants. Elle est aujourd’hui présente dans sept pays et emploie 700 universitaires et professionnels.
L’université de Bolton contribue à hauteur de 50 millions de livres sterling à l’économie de Bolton et du Nord-Ouest, en offrant des possibilités d’éducation et d’avancement aux individus et aux organisations.
Résumé du projet
La proposition de mise en œuvre d’un système de suivi de l’assiduité des étudiants a été approuvée par la direction de l’université en juin 2007.
Le soutien des syndicats d’enseignants a été sollicité et obtenu.
Le système de suivi des présences Celcat Timetabler a été installé en tant que projet pilote et a commencé à fonctionner au début de l’année universitaire 2007/08.
Au départ, l’objectif du projet était d’améliorer les taux de rétention en identifiant rapidement les étudiants qui manquaient des cours et, à ce moment-là, d’intervenir avant que l’étudiant n’abandonne le cours.
Pour soutenir les interventions, un certain nombre d’agents de liaison avec les étudiants (SLO) ont été nommés, un dans chaque école.
Les SLO dépendent directement du directeur de l’apprentissage, de la rétention et de la pratique professionnelle.
Un certain nombre de rapports ont été élaborés pour aider les ALS dans l’exercice de leurs fonctions.
L’exécution quotidienne de ces rapports a permis d’identifier les étudiants « à risque ».
Vers la fin de l’année universitaire 2008/09, les règlements de l’Agence britannique des frontières (UKBA) concernant le niveau 4 ont été publiés et l’université a commencé à examiner si Attendance pouvait l’aider à remplir les obligations fixées par la législation sur le niveau 4.
Une première étude s’est avérée favorable et, comme il s’agissait du système en place, la décision a été prise d’utiliser Attendance pour répondre aux exigences de l’UKBA en matière de rapports.
Le projet de contrôle des présences a été mis en place dans l’ensemble de l’université au début de l’année universitaire 2009/10.
Le personnel pouvait noter les registres dans la salle de cours à l’aide d’applications Windows ou Web ou d’un lecteur de cartes.
Une tolérance a été prévue pour la prise d’un registre papier et la mise à jour du système dans un délai de 48 heures après la tenue du cours.
En l’espace d’un mois environ, un taux de conformité de 80 % a été atteint, malgré quelques difficultés initiales liées à la formation et au renforcement de la confiance.
Il est intéressant de noter que le taux de conformité ne s’était pas amélioré à la fin du premier semestre. Des rapports sur mesure ont donc été générés afin d’identifier rapidement les membres du personnel qui ne notaient pas complètement les registres.
Ces informations ont été envoyées au doyen chaque semaine.
En outre, le service de notification Celcat a été mis en place pour envoyer des courriels automatiques aux étudiants absents, en leur disant gentiment « vous nous avez manqué ».
Le personnel enseignant a également reçu un courriel de rappel si un registre était en retard de plus de 48 heures, et un autre courriel a été envoyé aux responsables hiérarchiques après 72 heures.
Dès la quatrième semaine du semestre 2, le taux de conformité avait atteint 95 %.
Impacts
L’introduction du contrôle de l’assiduité à Bolton a permis d’améliorer les processus, par exemple l’inscription rapide des étudiants aux bons modules.
Le projet a stimulé le débat sur un certain nombre de questions liées à l’emploi du temps et à l’enseignement, telles que la semestrialisation et la durée des créneaux d’enseignement.
La satisfaction des étudiants s’est améliorée.
Selon l’enquête nationale sur les étudiants (NSS), le taux de satisfaction a atteint 61 %, soit le taux le plus élevé depuis cinq ans, alors que la moyenne nationale est de 63 %.
Une approche plus uniforme de la gestion des étudiants ne figurant pas sur les registres.
La politique d’assiduité de l’université exige que l’étudiant soit dirigé vers le bureau de l’école où il peut être conseillé et aidé à rectifier la situation.
Les exclusions des registres se produisent souvent lorsque l’étudiant n’a pas été inscrit correctement, n’a pas choisi les modules pour l’année académique en cours ou est endetté.
L’identification en temps utile des étudiants présents mais pas encore inscrits a amélioré la qualité des données communiquées aux conseils de financement et la facturation des frais de scolarité.
La situation financière de l’université grâce à l’amélioration de la rétention et de la réussite des étudiants.
Bolton est impatient d’accéder à la corrélation entre l’assiduité, la rétention et la réussite et de la confirmer.
Pour ce faire, un échantillon aléatoire de diplômés de toutes les écoles sera prélevé et les données relatives à l’assiduité seront comparées à la classification du diplôme.
Avantages
- Amélioration de la connaissance et de la compréhension des procédures nécessaires à un suivi précis des présences.
- Une réduction du temps nécessaire pour retirer les étudiants, qui est passé d’une semaine à moins de 24 heures.
- Mesurer l’utilisation réelle de l’espace et en rendre compte.
Comparez l’utilisation prévue (l’événement programmé) à l’utilisation réelle (le registre marqué). - Les principales informations de gestion peuvent être fournies en temps réel.
- Une économie financière de 4 000 £ par an, les audits de salles n’étant plus nécessaires.
- Amélioration de la conformité.
Plus de 95 % des registres sont entièrement marqués. - Une plus grande transparence.
Le personnel académique et les tuteurs ont accès aux emplois du temps et aux registres pour étudier l’assiduité des étudiants. - Augmentation de la satisfaction des étudiants grâce à l’amélioration des processus d’établissement des horaires.
La demande de données précises sur les horaires afin d’obtenir des registres exacts a permis d’améliorer la précision des horaires et de réduire les changements d’horaires.
Amélioration des rapports de gestion
Comme indiqué précédemment, l’université s’est efforcée de développer des rapports pour l’ensemble du personnel.
Pour ce faire, elle a utilisé SQL Server Reporting Services (SSRSJ).
Grâce aux taux de conformité élevés, des données sont disponibles pour établir des rapports, ce qui donne une vue transparente de l’activité dans l’ensemble de l’organisation.
Les rapports comprennent
- Notes de classe par catégorie (absents, annulés, etc.)
- Rapport sur l’utilisation de l’espace en comparant les prévisions et les chiffres réels des registres non marqués
- Les étudiants internationaux sont signalés lorsque leur assiduité n’est pas conforme aux critères stipulés.
Projets futurs
L’université a l’intention d’examiner l’utilisation de l’application de notation hors ligne de Celcat pour son potentiel de suivi des schémas d’assiduité des étudiants en recherche de troisième cycle.
Le nombre de rapports sera augmenté, l’accent étant mis sur l’adaptation aux besoins de chaque cadre supérieur.
Le projet pourrait être étendu au suivi de la soumission des travaux des étudiants.